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Aide - Comment migrer sa gestion vers Driveo?

Lorsque vous commencez sur Driveo, la première difficulté est d'intégrer votre gestion passée dans l'application. En effet, vous avez besoin de changer en partie vos habitudes et surtout de saisir les élèves et les ventes du début d'exercice. Pour vous accompagner dans ce changement, vous avez à votre disposition ce guide de migration.

Préparer sa migration

Pour prendre en main correctement Driveo, vous devez fixer une date de début de gestion sous Driveo. Idéalement, cette date est une date de début d'exercice. Si vous êtes trop éloigné de la date de début d'exercice, vous devez vous fixer une date qui définira l'avant et l'après Driveo.

Initialisez votre auto-école

Pour commencer vous devez :

  • créer les moniteurs,
  • configurer les articles et leurs prix de vente,
  • ajouter vos élèves (sans paiement).

Vous pourrez ensuite vous charger des ventes et des paiements pour chaque élève.

Saisissez vos ventes

Vous avez 3 catégories de vente :

  • les ventes anciennes (+ de 3 mois avant la date fixée),
  • les ventes récentes (entre 0 et 3 mois avant la date fixée),
  • les ventes courantes (après la date fixée).

Lorsque vous saisissez une vente, sa date est la date de saisie. En conséquence, nous vous conseillons de modifier les dates des ventes saisies.

Pour les ventes anciennes, vous devez modifier la date à une date approximative mais supérieure à 3 mois avant la date fixée.

Pour les ventes récentes, vous devez modifier la date à une date moyennement précise.

Pour les ventes courantes, vous n'avez rien à faire.

Après avoir saisi l'ensemble des ventes, vous pouvez aussi mettre à jour les cours théoriques, de conduite et les examens sur les onglets "Code" et "Conduite".

Saisissez vos paiements

Enfin, vous devez repasser sur chaque élève pour saisir les paiements. De la même façon on va séparer les paiements en trois parties :

  • les paiements anciens (+ de 3 mois avant la date fixée),
  • les paiements récents (entre 0 et 3 mois avant la date fixée),
  • les paiements courants (après la date fixée).

Pour les paiements anciens, vous devez choisir le mode de paiement "Exercice précédent" et saisir une date approximative. Ces paiements n'apparaîtront pas dans les exports pour le comptable. Cet exercice sert principalement à régler le solde de chaque élève.

Pour les paiements récents, vous devez choisir le mode de paiement réel et une date approximative. Cet exercice sert à aider le comptable et vous même à mieux gérer la migration vers Driveo.

Pour les paiements courants, vous devez choisir le mode de paiement réel et la date exacte.

Saisissez les achats

La dernière partie est, si vous souhaitez utiliser cette option, la saisie de vos paiements. Nous vous conseillons d'utiliser les mêmes règles que pour les ventes.

Vérifiez, vérifiez, vérifiez

La saisie en masse d'un gros volume de ventes et de paiements est source d'erreur. Pour vérifier les comptes vous avez trois possibilités :

  • les comptes de chaque élève,
  • la caisse pour les paiements en espèce,
  • les états comptables pour une vérification globale.

Commencez à gagner du temps

Cet exercice de migration est un peu long, mais c'est une fois ce travail terminé que vous commencez à gagner du temps. Maintenant il devient facile de repérer les impayés, d'obtenir les statistiques, de partager les plannings avec les élèves et d'exporter un état pour le comptable.