Aide - La gestion des élèves
Cet écran est l'écran principal de Driveo, il vous permet d'effectuer toutes les actions possibles sur les élèves. Voici un descriptif des ces nombreuses options.
1. Ajouter un élève
En cliquant sur ce lien vous pourrez ajouter un élève. Vous arriverez alors sur l'écran d'inscription.
2. Sélection alphabétique
Ce pavé vous permet d'afficher des groupes d'élèves en fonction de la première lettre de leur nom.
3. Tout rafraîchir
Ce lien vous permet de vous resynchroniser avec le serveur. Si l'un de vos collègues a ajouté des inscriptions de son côté, il sera alors possible de consulter ces nouveaux inscrits.
4. Recherche rapide
Commencez à saisir le nom ou le prénom de l'élève dans cette case et vous aurez la liste réduite d'élèves correspondant à la recherche.
5. Filtre
Une boîte de filtrage s'affiche en cliquant sur ce lien. Pour la fermer, il faut recliquer sur le lien.
Le fonctionnement du filtrage est le suivant : les élèves affichés sont les élèves qui correspondent aux critères cochés.
Filtres par le type de permis
Ce premier filtre permet de n'afficher que les élèves concernés par le type de permis. Il vous permet par exemple de voir uniquement les conduites accompagnées.
Filtres par le statut de l'élève
Ces filtres vont vous permettre d'afficher les élèves en fonction de leur statur dans votre école.
Les statuts sont les suivants :
- Code non obtenu : affiche l'ensemble des élèves qui n'ont pas encore eu leur examen théorique.
- Code obtenu : affiche l'ensemble des élèves qui ont eu leur examen théorique.
- Permis non obtenu : affiche l'ensemble des élèves qui n'ont pas encore eu leur examen pratique.
- Permis obtenu : affiche l'ensemble des élèves qui ont eu leur examen pratique.
- Afficher archivé : en cochant cette case vous affichez en plus les élèves que vous avez marqués comme archivés.
Par défaut, Driveo n'affiche que les élèves n'ayant pas encore eu leur permis, pour afficher les élèves qui ont eu leur examen pratique ou que vous avez archivés vous devez modifier le filtre.
Filtre par des critères comptable
Ces filtres vous permettent d'afficher les élèves qui vous doivent de l'argent ou ceux qui ont un avoir dans votre auto-école.
6. Montrer/Cacher la liste des élèves
Afin de gagner de la place sur l'écran, ce lien vous permet de montrer et cacher la liste des élèves.
7. Afficher en ligne/en bloc
Il est possible de voir la liste des élèves en liste ou en bloc (photo de grande taille). Ce lien vous permet de basculer entre les deux affichages.
8. Version excel
En cliquant sur ce lien, vous obtiendrez un fichier excel avec la liste complète de vos élèves. L'ensemble des informations de chaque élève seront disponibles (photo, coordonnées, solde, avoir).
9. Liste des élèves
Les élèves correspondant aux critères des filtres, de la sélection alphabétique ou de la recherche rapide sont affichés ici. Vous devez cliquer sur l'élève de votre choix pour visualiser le détail de l'élève.
Remarque : Par défaut, tous les élèves sont affichés sauf ceux qui ont leur permis et ceux qui sont archivés.
10. Détail de l'élève sélectionné
Le détail d'un élève se décompose en 5 parties : son identité, son état comptable, ses leçons et examens théoriques, ses leçons et examens pratiques et son planning.
a. Identité
Pour une utilisation optimale de Driveo, nous vous invitons à remplir un maximum de rubriques concernant l’identité de l’élève.
Pour ce qui est des cases « numéro de dossier, date d’envoi du dossier, date de retour et de validation », elles spécifient le dossier transmis à la préfecture.
La case « Archivé » permet d’archiver la fiche de votre élève : celui-ci n’apparaît plus dans la liste courante de vos élèves. Mais vous conservez son dossier qui est accessible dans « Version Excel » ou par le biais du filtre « Afficher archivé ».
L'onglet « Editions » :
Il vous permet :
- d’imprimer la fiche d’identité de l’élève,
- d’imprimer l’imprimé cerfa 02 pré-rempli sur la base des informations que vous complétez sur la fiche d’identité,
- de créer un document, du type contrat, dont vous paramétrez le contenu depuis la page Paramétrages – Documents
Remarque : l’onglet « Ouvrir un accès » qui permet à vos élèves d’accéder à leur dossier sur Driveo ne peut être utilisé que si une adresse mail valide est complétée.
Astuce webcam : photographiez la carte d’identité des élèves qui viennent s’inscrire avec la webcam, vous gagnerez du temps et vous aurez leurs photos directement dans vos fichiers !
L’onglet « Editions » :
b. Comptabilité
L’onglet « Comptabilité » vous permet de :
- visualiser sur une même ligne les totaux : achat, remises, payé, effectué, ainsi que le reste à produire, le solde, et l’avoir :
- générer une facture : pour cela, cliquez sur « Générer une facture », sélectionnez les ventes que vous souhaitez voir apparaître sur cette facture, cliquez sur « Générer et imprimer »
Une facture s’ouvre alors et vous pouvez immédiatement l’imprimer.
Quand vous avez déjà généré une facture, vous pouvez la retrouver en sélectionnant le menu dans la colonne « Facture/reçu », puis en cliquant sur « Facture », « Voir ».
De la même façon, vous pouvez générer un reçu de paiement :
- Dans le relevé, sur la ligne de paiement, cliquez sur « Menu », sélectionnez « Reçu », puis « créer ».
- Lorsque le reçu a été créé déjà une fois, vous pouvez y accéder en cliquant sur « Menu », puis « Reçu » et « Voir » :
- effectuer une remise : pour cela, cliquez sur « Effectuer une remise », indiquez le montant puis cliquez sur « Ajouter » :
La remise apparaît alors dans le « Total remises », et en détail dans le Relevé.
- régler les impayés : l’onglet « Régler les impayés » récapitule les impayés de l’élève et indique en haut à droite de l’écran le solde, après remise éventuelle :
- ajouter une vente :
Pour ajouter un article à un élève : - cliquez sur l’onglet « Ajouter une vente »,
- puis choisissez l’article en question,
- cliquez sur « Ajouter à la vente »,
- complétez le mode de paiement,
- cliquez sur « Appliquer ».
b. Code
L’onglet « Code » permet :
- aux moniteurs et à l’élève de visualiser sa progression lorsque celui-ci indique les résultats en nombre de fautes obtenues lors des leçons de code :
- aux moniteurs :
- d’ajouter un examen théorique lorsque cela n’a pas été fait lors de l’inscription, en cliquant sur « Ajouter un examen », puis « Régler » pour compléter la liste d’achats de l’élève,
- de renseigner les date et horaires de passage de l’examen,
- d’imprimer une convocation :
L’onglet « Code » permet également de rattacher un élève à une leçon de code ; rendez-vous sur l’aide correspondante pour davantage d’explications.
d. Conduite
L’onglet « Conduite » indique le nombre d’heures de conduites effectuées, et fonctionne de la même façon que l’onglet « Code » : il s’organise en deux parties correspondant à l’ajout d’examens et l’ajout de leçons.
Examens :
- Si l’élève a acheté l’article « Présentation à l’examen pratique », il faudra compléter les dates et horaires de cet examen. Une convocation est imprimable.
- Si l’élève n’a pas encore acheté l’article « Présentation à l’examen pratique », ou s’il doit repasser l’examen pratique, il est possible de lui ajouter cette vente depuis l’onglet « Conduite », en cliquant sur « Ajouter un examen », puis en remplissant les dates et horaires.
Si l’élève a par exemple acheté un forfait 20h de conduite, 20 lignes apparaissent par défaut dans le tableau des leçons, dont il convient de remplir les dates, horaires, durée, nom du moniteur.
Ce nombre de lignes diminue en fonction des durées des leçons prévues et des cours effectués, il vous permet ainsi de visualiser facilement le nombre de séances restantes.
A savoir :
- Quand vous inscrivez l’élève à une leçon de conduite, celle-ci apparaît automatiquement dans le Planning.
- Pour ajouter des leçons supplémentaires, cliquez sur « Ajouter une leçon », sélectionnez par exemple « Cours de conduite B », une nouvelle entrée est ajoutée au tableau des leçons de l’élève.
e. Planning
Il est possible de visualiser et d’imprimer le planning de chaque élève présentant les dates et horaires des leçons (avec ou sans les cours déjà effectués), le type de leçon (avec ou sans les cours théoriques), le nom des moniteurs, et indiquant si la leçon a été réglée.
